共青团武汉科技大学委员会文档管理办法

发布者:系统管理员发布时间:2007-06-20浏览次数:652

第一章 总 则

  第一条 共青团武汉科技大学委员会文档是校团委工作必不可少的史料和凭证,为推进校团委文档工作的规范化、制度化、科学化进程,提高文档的保密性,保障档案的安全保管以及合理的开发利用,根据《中华人民共和同档案法》、《普通高等学校档案管理办法》,并结合我校团委工作的实际情况,特制定本制度。

  第二条 校团委文档管理工作须坚决维护文档的真实性和完整性,实行统一管理、规范保存的办法。

第二章 文档的收集

  第三条 设专人负责校团委的文档工作,包括文档的收集、整理、保管、开发工作。校学生会的文档由秘书处负责管理,校青年志愿者协会、校学生社团联合会的文档由其办公室负责管理。

  第四条 校团委文档包括:
  1.工作计划、工作总结和重大活动方案;
  2.请示报告,经验材料和上级下发的各种文件;
  3.会议记录、工作纪要和工作活动大事记;
  4.与外校交流活动的资料;
  5.各种简报、期刊及其原稿;
  6.有关人事考核、奖惩、任免资料;
  7.校内外各相关单位的通迅方式;
  8.工作人员名单及人员调动情况;
  9.其他有保存价值的各种资料(视情况而定);
  10.与各院系分团委的交流资料;
  11.校学生会、校青年志愿者协会、校学生社团联合会的相关文件;
  12.各院系在校外活动中取得的获奖证书复印件。

  第五条 文件类型:
  1. 上级转发的文件材料;
  2.校党委红头文件及学习材料;
  3.校团委红头文件;
  4.内部编写的各类重要文字材料(包括各项制度、学习材料、活动方案以及工作总结等);
  5.来往信函;
  6.其他文字材料。

第三章 归档要求

  第六条 所有的文档资料必须是有关手办理完毕后的最终资料。校团委、各院系分团委及校学生会、校青年志愿者协会、校学生社团联合会在进行工作、开展、总结活动的过程中,应注意上述材料的收集、整理,并在一周内送到相关负责人或部门,以便尽快存档。

  第七条 归档材料必须用蓝色或黑色钢笔、圆珠笔书写,文字清晰,对于确实不能使用原件的,应使用复印件归档。

  第八条 归档材料必须完整、真实,个人文字材料必须有本人签字,凡材料须经相关部门盖章的,必须加盖公章。

  第九条 上交归档材料时,负责人或部门应标明编号,并注明交接人(单位)及交接时间。

  第十条 收集的零散材料必须立即进行整理、分类,使之系统化并归档,必须保持文书资料之间的历史联系,充分利用原始材料,以便于保管和利用。

  第十一条 整理的材料须统一规格:

  1.书面材料以A4型纸为统一规格;
  2.除书面材料外应备份电子文档、电子文件,统一存入各部门的子目录里;
  3.照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等,与书面材料分开存放。

  第十二条 如归档材料不符合要求,负责人或部门有权退回,并交原部门重新整理。

第四章 文档的管理与查询

  第十三条 校团委及校学生会、校青年志愿者协会、校学生社团联合会文档的保存与管理涉及校团委的整体利益。负责人或部门应定期进行清理和检查,如有遗失或残缺应立即汇报学生会主管人员并进行补教,对相关责任人视情节轻重给予处罚。

  第十四条 因工作需要查阅文档的,须经校团委或校学生会、校青年志愿者协会、校学生社团联合会主席团批准。

  第十五条 凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录和复制。借阅人必须进行登记,注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。对于重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。

  第十六条 归还文档须经交接双方经办人核对无误后,方可归档。

  第十七条 对已失去保存价值的档案,应征得有关单位部门同意,并造册报经有关领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第五章 纪律要求

  第十八条 文档的传递由专门负责人或部门统一负责,专人专送。

  第十九务 文档的公布须经校团委批准或校团委及校学生会、校青年志愿者协会、校学生社团联合会主席团讨论通过,未经同意,任何组织或个人都无权公布。

  第二十条 任何人查阅文档时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整性的行为,文档未经允许不得擅自复制传播。

  第二十一条 对按本制度应立卷归档的材料,须按规定定期向负责人或部门移交,集中管理,任何部门或个人不得擅自扣留。

第六章 附 则

  第二十二条 本制度自公布之日起生效。

  第二十三条 本制度的解释权归共青团武汉科技大学委员会所有。